Burocrazia: forse qualcosa sta cambiando?

C’è una parola che, in Italia, è diventata quasi sinonimo di lentezza, complicazione e perdita di tempo: burocrazia.

Basta pronunciarla e nella mente di molti compare una scena già vista: un modulo da compilare, documenti da allegare e una sequenza di passaggi poco chiari da seguire. E così una pratica si trasforma in un percorso a ostacoli, fatto di attese, rinvii e continui rimbalzi da uno sportello all’altro.

La burocrazia, in realtà, non è il male assoluto. È l’insieme di regole e procedure attraverso cui lo Stato organizza la propria attività e garantisce trasparenza, imparzialità e controllo. Senza regole, la pubblica amministrazione rischierebbe di trasformarsi in un sistema discrezionale e poco verificabile.

Il problema nasce quando le regole si moltiplicano, le procedure si sovrappongono, le banche dati non comunicano tra loro e il peso dell’organizzazione amministrativa finisce per ricadere sul cittadino.

E i numeri non aiutano a smentire questa percezione. Secondo l’OCSE, nel 2023 soltanto il 48% degli italiani si dichiarava soddisfatto dei servizi amministrativi utilizzati, contro il 66% della media dei Paesi OCSE. La rapidità nell’ottenere un servizio e la facilità delle procedure risultano, inoltre, tra i fattori che incidono maggiormente sulla soddisfazione degli utenti.

Insomma, se qualche volta, uscendo da un ufficio pubblico, abbiamo avuto la sensazione di aver combattuto una piccola battaglia, non siamo probabilmente gli unici.

Once only, la svolta?

Già con la legge Bassanini e con le successive evoluzioni della normativa sulla semplificazione amministrativa si era iniziato a delineare un principio importante: il cittadino non dovrebbe essere costretto a fornire alla pubblica amministrazione informazioni che un’altra amministrazione possiede già. Nel tempo, questo orientamento si è sviluppato fino ad arrivare al principio del once only, cioè all’idea che un dato debba essere comunicato una sola volta e poi possa essere utilizzato, nel rispetto delle regole, dalle amministrazioni che ne hanno bisogno.

Ed è proprio qui che entra in gioco un principio che potrebbe cambiare, almeno in parte, il rapporto tra cittadini e pubblica amministrazione. Probabilmente non sono in molti a conoscere questa evoluzione normativa, né a sapere esattamente che cosa significhi once only. L’idea, però, è semplice: se un’amministrazione possiede già un’informazione che ci riguarda, non dovrebbe chiederci di procurarla nuovamente.

I vantaggi per il cittadino sarebbero concreti. Meno certificati da richiedere, meno moduli da compilare, meno code agli sportelli e meno documenti da caricare online. Si ridurrebbe anche il rischio di errori, duplicazioni e richieste contraddittorie tra uffici diversi. In sostanza, il cittadino non dovrebbe più svolgere il ruolo di intermediario tra amministrazioni che, almeno in teoria, dovrebbero essere già in grado di comunicare tra loro.

Sembra quasi banale. Eppure, per chiunque abbia avuto a che fare con la pubblica amministrazione, è facile capire quanto potrebbe essere importante.

Nel 2026 il principio ha trovato una nuova e più esplicita applicazione nell’ordinamento italiano. Il decreto legge 19 febbraio 2026, n. 19, convertito con modificazioni dalla legge 20 aprile 2026, n. 50, ha modificato il Codice dell’amministrazione digitale, introducendo all’articolo 50 il principio dell’unicità dell’invio.

La norma stabilisce che le pubbliche amministrazioni, nell’attuazione di questo principio, non devono richiedere a cittadini e imprese dati e informazioni già detenuti da un’altra amministrazione e devono assicurare la circolarità delle informazioni attraverso la Piattaforma digitale nazionale dati (PDND).

Detto in maniera meno burocratica: non dovrebbe essere il cittadino a fare da corriere tra un ufficio e l’altro.

Naturalmente, una norma non basta da sola a cambiare le abitudini di un intero sistema. Perché il principio dell’unicità dell’invio diventi una realtà quotidiana, occorre che le amministrazioni dispongano di sistemi interoperabili, dati aggiornati e procedure progettate per comunicare tra loro.

Ma almeno la direzione è chiara.

E in Europa come fanno?

Per capire quanto potrebbe essere diverso il rapporto con la pubblica amministrazione, basta guardare oltre i nostri confini.

L’Estonia è da anni uno degli esempi più conosciuti di amministrazione digitale. Secondo l’OCSE, circa il 99% dei servizi pubblici estoni è accessibile online attraverso un sistema basato anche sul principio once only. Il Paese ha costruito una vera infrastruttura digitale nella quale le amministrazioni possono scambiarsi informazioni senza chiedere continuamente ai cittadini di ripresentarle: nel 2025 la digitalizzazione è arrivata a comprendere anche il divorzio online.

Ma l’Estonia non è l’unico esempio. Nei Paesi Bassi il principio è applicato soprattutto nei rapporti tra imprese e amministrazioni, mentre in Danimarca e Finlandia le banche dati pubbliche dialogano per semplificare servizi fiscali, sociali e anagrafici. Anche il Belgio ha sviluppato sistemi che riducono la richiesta di certificati già disponibili agli uffici.

Il confronto è interessante non perché in questi Paesi tutto sia magicamente perfetto, ma perché dimostra che la digitalizzazione della pubblica amministrazione non consiste semplicemente nel sostituire lo sportello con un computer.

Il punto è progettare il sistema in modo che i diversi servizi possano dialogare.

E l’Italia, in questo percorso, non parte da zero.

Il vero problema è semplificare

Digitalizzare una procedura complicata non significa necessariamente semplificarla.

Se prima dovevamo compilare cinque moduli allo sportello e oggi dobbiamo compilare gli stessi cinque moduli online, abbiamo semplicemente spostato la burocrazia dallo sportello al computer.

La vera semplificazione è un’altra cosa. Significa eliminare passaggi inutili, far dialogare le banche dati, rendere comprensibili le procedure e permettere al cittadino di sapere con chiarezza che cosa deve fare e che cosa, invece, non dovrebbe più fare.

La tecnologia, quindi, può essere uno strumento. Non è però la soluzione in sé.

E poi c’è l’intelligenza artificiale

Se l’interoperabilità permette alle amministrazioni di parlarsi, l’intelligenza artificiale potrebbe contribuire a far lavorare meglio anche le persone che ci lavorano.

Non significa immaginare robot dietro gli sportelli o lasciare che un algoritmo decida autonomamente se abbiamo diritto a una prestazione.

Gli impieghi più interessanti dell’intelligenza artificiale nella pubblica amministrazione potrebbero essere molto meno spettacolari e molto più utili: aiutare a classificare documenti, estrarre informazioni, individuare dati duplicati, assistere gli operatori nella ricerca normativa, automatizzare attività ripetitive e supportare l’analisi di grandi quantità di dati.

Non è soltanto un’ipotesi futuristica. AgID ha già inserito l’intelligenza artificiale tra gli strumenti della trasformazione digitale della pubblica amministrazione e, nel marzo 2026, ha avviato una consultazione pubblica sulle linee guida per lo sviluppo e il procurement di sistemi di intelligenza artificiale nella pubblica amministrazione.

Anche in questo caso, però, entusiasmo e prudenza devono procedere insieme. Privacy, sicurezza, trasparenza, accessibilità e supervisione umana restano condizioni fondamentali.

L’obiettivo non dovrebbe essere sostituire le persone con gli algoritmi, ma liberarle dalle attività ripetitive che possono essere automatizzate, lasciando più tempo alle attività che richiedono valutazione, responsabilità e rapporto umano.

Una speranza, ma con i piedi per terra

Forse, quindi, qualcosa sta davvero cambiando.

Non è ancora il momento di dichiarare vinta la battaglia contro la burocrazia. Un decreto non può cancellare decenni di procedure, banche dati separate e abitudini amministrative.

La vera prova arriverà quando il cittadino entrerà in un portale, compilerà una richiesta e scoprirà che alcuni dati sono già disponibili, che non deve allegare per la quarta volta lo stesso certificato e che, soprattutto, non gli verrà chiesto di dimostrare qualcosa che la pubblica amministrazione già sa.

A quel punto potremo dire che il principio once only avrà smesso di essere una buona intenzione per diventare una normale esperienza quotidiana.

La burocrazia italiana non sarà scomparsa. Sarà semplicemente diventata un po’ più rapida e intelligente.

Fonti e approfondimenti

• Normattiva e Gazzetta Ufficiale: decreto legge 19 febbraio 2026, n. 19, testo coordinato con la legge di conversione n. 50/2026.
• OCSE, Digital Government Outlook 2026: Italy.
• OCSE, Government at a Glance 2025: Italy.
• OCSE, studio sull’esperienza dell’e-government in Estonia.
• AgID, Agenzia per l’Italia digitale: intelligenza artificiale nella pubblica amministrazione e linee guida 2026.